Reservierungen verwalten

Tages- und Wochenansicht

Die Reservierungsseite kennt zwei Ansichten. Die Tagesansicht zeigt einen Service als Liste, nach Ankunftszeit sortiert. Die Wochenansicht stellt sieben Tage nebeneinander und zeigt pro Tag die Zahl der Reservierungen — nützlich, um zu sehen, wo sich die Woche füllt.

Über der Liste steht eine Filterleiste: Alle, Ausstehend, Bestätigt, Angekommen, Abgeschlossen, Nicht erschienen. Gibt es unbestätigte Anfragen, erscheint zusätzlich ein Hinweisbanner mit einer Schaltfläche, die direkt in die Prüfung springt.

• Vor- und Zurückblättern über den Datumswähler in der Kopfzeile.
• Der heutige Tag ist in der Wochenansicht hervorgehoben.
• Tage ohne Buchungen sagen das ausdrücklich, statt leer zu bleiben.

Der Status-Ablauf

Jede Reservierung hat genau einen von sechs Status. Sie sind im Datenmodell festgeschrieben, nicht frei benennbar — dieselben sechs Werte gelten für jedes Restaurant auf der Plattform und für jede Buchungsquelle.

• Ausstehend

  Angefragt, aber noch nicht bestätigt. Wartet auf eine Entscheidung des Restaurants oder auf eine Bestätigungsregel.

• Bestätigt

  Der Tisch ist zugesagt, der Gast hat die Bestätigung erhalten.

• Angekommen

  Der Gast ist da und sitzt. Der zugewiesene Tisch gilt als belegt.

• Abgeschlossen

  Der Besuch ist vorbei. Zählt in der Besuchshistorie des Gastes.

• Nicht erschienen

  Der Gast ist nicht gekommen. Bleibt am Gastprofil sichtbar.

• Storniert

  Aufgehoben. Die Kapazität wird sofort wieder frei.

Eine Reservierung anlegen

Telefonische Anfragen und Laufkundschaft trägt das Team über dieselbe Maske ein, die auch das Online-Formular füllt. Sie öffnet sich als Seitenleiste über der Liste, damit der laufende Service sichtbar bleibt.

DatumPflicht

Der Tag des Besuchs.

PersonenanzahlPflicht

Begrenzt durch die maximale Gruppengröße des Restaurants.

UhrzeitPflicht

Auswahl aus den tatsächlich verfügbaren Zeitfenstern — belegte Slots lassen sich nicht wählen.

Tische zuweisenOptional

Direkt beim Anlegen, oder später über den Saalplan bzw. den Sitzordnung-Optimierer.

Quelle

Woher die Buchung kam: Online, Telefon, Laufkundschaft oder Google.

AnlassOptional

Geburtstag, Jahrestag und Ähnliches.

Gast

Neu anlegen oder einen bestehenden Gast wählen. Bei einem bestehenden Gast kommen Allergien und Notizen automatisch mit.

TelefonPflicht

Der Rückkanal, wenn sich etwas ändert.

E-MailOptional

Nur nötig, wenn der Gast eine Bestätigung per E-Mail bekommen soll.

Gastnotizen

Allergien und besondere Wünsche. Gehören zum Gast und begleiten die Buchung.

Interne Notizen

Nur für Mitarbeiter sichtbar. Erscheinen in keiner Gast-E-Mail und in keinem Gastformular.

Zeitfenster und Verfügbarkeit

Verfügbarkeit wird nicht gepflegt, sondern gerechnet. Aus Öffnungszeiten, Slot-Dauer, Slot-Intervall, den Kapazitätsgrenzen und allem, was bereits gebucht ist, ergibt sich für jeden Zeitpunkt eine verbleibende Gedeck-Zahl.

Ist ein Zeitfenster voll, ist es nicht wählbar — weder im Dashboard noch in der öffentlichen Buchungsstrecke. Dasselbe gilt für Sondertage und Schließzeiten.

• Standardmäßig belegt eine Reservierung 120 Minuten; Slots liegen im Abstand von 30 Minuten.
• Beide Werte legt das Restaurant fest — siehe „Reservierungs-Standards“ im Leitfaden „Einstellungen“.
• Überschneidungen mit bereits zugewiesenen Tischen werden erkannt und blockiert.

Woher Buchungen kommen

Jede Reservierung trägt ihre Quelle, und die Quelle bleibt an der Buchung — in der Liste, in den Auswertungen und im Gastprofil. Vier Quellen sind im Datenmodell vorgesehen:

Online

Über die öffentliche Buchungsseite des Restaurants oder über das Widget auf seiner eigenen Website.

Telefon

Vom Team im Dashboard aufgenommen.

Laufkundschaft

Gäste ohne Reservierung, beim Eintreffen erfasst.

Google

Für Buchungen aus dem Google-Ökosystem. Der Wert existiert im Datenmodell und wird in der Reservierungsliste als eigenes Kennzeichen dargestellt.

Warteliste

Für Abende, an denen mehr Gäste kommen als Tische frei sind. Ein Eintrag ist bewusst kürzer als eine Reservierung: er hält nur fest, wer wartet und wie viele.

GastnamePflicht

Wer wartet.

TelefonOptional

Um Bescheid zu geben, sobald etwas frei wird.

PersonenanzahlPflicht

Bestimmt, welcher Tisch überhaupt in Frage kommt.

Zugesagte ZeitOptional

Die Uhrzeit, die dem Gast genannt wurde.

Interne NotizenOptional

Tischwunsch, Allergien, alles Weitere.

Benachrichtigungen

Wenn eine Buchung entsteht, bestätigt oder storniert wird, geht die Nachricht in zwei Richtungen: an den Gast und an das Team.

An den Gast

Bestätigungen und Stornierungen per E-Mail, sofern eine Adresse hinterlegt ist, sowie per WhatsApp.

An das Team

Ein Benachrichtigungsverlauf im Dashboard, dessen Zähler in der Kopfzeile jeder Seite steht. Der Gelesen-Status gilt pro Benutzer: öffnet eine Person eine Meldung, verschwindet sie nicht für alle anderen.

Live im Dashboard

Offene Dashboards aktualisieren sich von selbst, wenn eine Buchung eintrifft oder sich ändert — ohne Neuladen.

Nachfrage und Auslastung

Die Analytik-Seite beantwortet eine Frage: wie viele Gäste in welchem Zeitraum erwartet werden. Sie ist für die Schichtplanung gedacht, nicht als Umsatzbericht — SIPSAQ verarbeitet keine Zahlungen und kennt keine Umsätze.

• Frei wählbarer Zeitraum über den Datumswähler.
• Die Heatmap zeigt Gäste pro 30-Minuten-Slot — dunkler bedeutet mehr Betrieb.
• Ohne Buchungen im Zeitraum sagt die Seite das ausdrücklich, statt eine leere Grafik zu zeichnen.

Die Tagesroutine

So sieht ein Servicetag im Dashboard aus. Der Ablauf stammt aus dem Mitarbeiter-Leitfaden, der im Produkt selbst mitgeliefert wird.

1. 1

   Morgens: Tag öffnen

   Reservierungen für den Abend prüfen und ausstehende Anfragen bestätigen.

2. 2

   90 Minuten vorher: Optimierer laufen lassen

   Das System schlägt Tische vor. Markierungen „Kein Platz“ zuerst auflösen.

3. 3

   Im Service: den Raum beobachten

   Tische wechseln die Farbe, sobald Gäste eintreffen und sich setzen.

4. 4

   Spontan: anpassen

   Laufkundschaft, No-Shows und Tischwechsel mit einem Klick neu zuweisen.

5. 5

   Zum Schluss: abschließen

   Restliche Buchungen als abgeschlossen markieren und den nächsten Tag ansehen.